Hva er et RACI-diagram? Mal, eksempel og definisjoner (2024)

Det er et faktum: Komplekse prosjekter gjør det enkelt for team å miste oversikten over oppgaver.

Du har kanskje en lufttett prosjektplan og et fantastisk team for å støtte den. Men hvis du ikke er krystallklar når det gjelder oppdrag – eller til og med involvering – på oppgavenivå, vil forvirring, frekkhet og til og med demotivasjon snike seg inn i prosjektteamet ditt.

Heldig for deg er det like enkelt å unngå disse problemene som å lage et RACI-diagram.

I denne artikkelen vil vi forklare hva en RACI-matrise er og hvordan den brukes i prosjektledelse. Du vil også lære hvordan du lager et RACI-diagram ved å bruke vår gratis Excel-mal eller, enda bedre, bygger RACI-roller direkte inn i prosjektplanen din ved å bruke TeamGantt.

• Hva er et RACI-diagram?
• RACI matrise rolledefinisjoner
• Hvordan en RACI-modell brukes i prosjektledelse
• Eksempel på RACIchart
• Hvordan lage en Excel RACI-matrise med mal
• Hvordan bygge et RACI-diagram online i TeamGantt

Grunnleggende om RACI-matrise forklart

Leter du etter en rask oversikt over det grunnleggende? Se denne videoen for en kort forklaring av RACI-definisjoner, bruksområder og eksempler.

Hva er et RACI-diagram?

Et RACI-diagram – også kjent som en RACI-matrise eller ansvarstildelingsmatrise – er et enkelt diagram som brukes i prosjektledelse for å kartlegge oppgaveroller og ansvar.

RACI står for:

• Ansvarlig
• Ansvarlig
• Konsultert
• Informert

Hver bokstav i RACI-akronymet definerer ansvarsnivået hver person involvert i et prosjekt vil ha for en individuell oppgave,milepæl, eller vedtak.

Å bruke en RACI-matrise for et prosjekt hjelper deg å eliminere forvirring ved å identifisere hvem som gjør hva på et mer detaljert nivå enn enkle oppgaveoppdrag.

Se hvordan TeamGantts innebygde RACI-kartfunksjon fungerer.

RACI-definisjoner: Hva hver rolle i matrisen betyr

La oss nå definere hva hver rolle i RACI-akronymet betyr litt mer detaljert.

Ansvarlig

Dette teammedlemmet gjør jobben for å fullføre oppgaven. Hver oppgave trenger minst én ansvarlig part, men det er greit å tildele flere.

Ansvarlig

Denne personen delegerer arbeid og er den siste som vurderer oppgaven eller leveransen før den anses som fullført. På enkelte oppgaver kan den ansvarlige også fungere som den ansvarlige. Bare vær sikker på at du bare har én ansvarlig person tildelt hver oppgave eller leveranse. (Merk: Det er kanskje ikke PMen din!)

Konsultert

Hver leveranse blir styrket av gjennomgang og konsultasjon fra mer enn ett teammedlem. Konsulterte parter er vanligvis personene som gir innspill basert på enten hvordan det vil påvirke deres fremtidige prosjektarbeid eller deres ekspertisedomene på selve leveransen.‍

Informert

Disse teammedlemmene må rett og slett holdes oppdatert på fremdriften i prosjektet, i stedet for å sette seg inn i detaljene i hver leveranse.

Dette enkle diagrammet gir deg et raskt overblikk over RACI-betydninger og hvor mange personer du skal tildele hver rolle i RACI-matrisen.

Hva er forskjellen mellom R og A i RACI?

Mens samme person kan være begge delerAnsvarligogAnsvarligfor en oppgave i en RACI-matrise er de ikke en og samme. Så hva er forskjellen?

• Ansvarliger en oppgaveorientert betegnelse som gjelder den (eller personene) som faktisk fullfører arbeidet. Et helt team kan være ansvarlig for gjennomføringen av én oppgave.‍
• Ansvarliger en resultatorientert betegnelse som gjelder en enkelt person som rapporterer om arbeidet, enten det er i statusoppdateringer eller ved levering. Å væreAnsvarligbetyr at du må svare for og/eller kvittere på leveransen og håndtere konsekvensene hvis den ikke når målene.

RACI-alternativer

RACI er ikke den eneste ansvarsoppgavematrisen der ute. Disse RACI-modellalternativene gir et lite utvalg av andre tilnærminger du kan komme over i prosjektledelse.

RASCI-matrise

Også noen ganger kalt et RASIC-diagram, legger dette RACI-alternativet til én ekstra rolle i miksen av ansvarsoppdrag. I RASCI-modellen står S forStøttende. Mens denne rollen dekker alle som vil låne utAnsvarligperson en hånd med arbeidet, enStøttendeteammedlem er ikke ansvarlig for resultatet.

DACI charter

DACI står forSjåfør,Godkjenner,Bidragsyter,Informertog brukes til å skissere beslu*tningsroller og ansvar for prosjekter. I dette rammeverket fungerer prosjektlederen eller lederen vanligvis somSjåførveilede teamet til en beslu*tning.‍

RASK ansvarsmatrise

RAPID står forAnbefale,Bli enige,Utføre,Inndata,Bestemme seg forog er et annet beslu*tningsrammeverk som brukes til å definere autoritet vs ansvarlighet. DeAnbefalerollen starter ting ved å foreslå en handling, mensBestemme seg forrollen har det ultimate å si for hvordan ting går fremover.

Hvordan en RACI-modell brukes i prosjektledelse

I kjernen hjelper en RACI-matrise degsette klare forventningerom prosjektroller og ansvar. På den måten har du ikke flere personer som jobber med samme oppgave eller mot hverandre fordi oppgavene ikke var klart definert i grensesnittet.

En RACI-matrise oppfordrer også teammedlemmer til å ta ansvar for arbeidet sitt – eller utsette til noen andre når det er nødvendig. I hovedsak vil du fjerne personlig dømmekraft og politikk fra prosessen din og fokusere på teamets evne til å handle ansvarlig innenfor et rammeverk du har laget. Høres ganske søtt ut, ikke sant?

Når du skal bruke et RACI-diagram for prosjektet ditt

Et RACI-diagram tjener omtrent alle prosjekter godt. Men det er spesielt nyttig når oppgaver krever flere ressurser, kjøres samtidig eller er avhengige av andre oppgaver.

Her er noen scenarier når RACI-modellen er nyttig:

• Beslu*tnings- eller godkjenningsprosessen kan holde prosjektet oppe.
• Det er konflikt om oppgaveeierskap eller beslu*tningstaking.
• Prosjektarbeidsmengden føles som om den ikke er jevnt fordelt.
• Du opplever turnover på et team og trenger å ombord noen raskt til en ny rolle.

Selvfølgelig er ikke alle team og prosjekter skapt like. Du kan jobbe med et team som tilfeldigvis kommuniserer veldig bra og holder seg på toppen av sitt eget arbeid. (Heldig du!) Eller kanskje prosjektet ditt er lite nok til at det ville være dumt å ta deg tid til å gå gjennom denne øvelsen.

I tilfeller som disse, ikke bekymre deg for å ta det ekstra trinnet med å lage en RACI-matrise. Bare vær sikker på at du har en klar plan for å veilede teamet og prosjektet ditt.

‍Se hvilken forskjell en gjennomtenkt plan kan gjøre.

Beste praksis for bruk av et RACI-diagram i prosjektledelse

I det beste tilfellet setter du deg ned med teamet ditt for å gå gjennom rolleoppgavene for hver oppgave. Men la oss være ekte: Det er ikke alltid mulig.

Bare vær sikker på at alle representert på RACI-diagrammet ditt har erkjent og godtatt rollene og ansvaret du har lagt ut. Enda viktigere, vil du sjekke at matrisen din eliminerer ytterligere prosjektforvirring.

Disse beste fremgangsmåtene kan hjelpe deg å få mest mulig ut av RACI-diagrammet ditt:

• Fokuser på prosjektoppgaver, milepæler og beslu*tninger i RACI-matrisen. Unngå generiske eller administrative gjøremål somteammøterellerstatusrapporter.
• Juster oppgavene i RACI-diagrammet med prosjektplanen din slik at det ikke er noen forvirring om detaljer og forfallsdatoer. (TeamGantt gjør dette arbeidet for deg ved å knytte RACI-diagrammet ditt direkte til planen din!)
• Hold RACI-definisjoner i nærheten fordi de kan være vanskelige å huske noen ganger!
• Pass på åtilordne de ansvarlige teammedlemmene til oppgaver i TeamGantt.

Hva er RACI-reglene?

Å bruke et RACI-diagram er mye enklere når du følger noen få enkle regler. Når RACI-diagrammet ditt er komplett, se gjennom det for å være sikker på at det oppfyller disse kriteriene:

• Hver oppgave har minst énAnsvarligperson.
• Det er én (og bare én!)Ansvarligpart tildelt hver oppgave for å gi klare beslu*tninger.
• Ingen teammedlemmer er overbelastet med for mangeAnsvarligoppgaver.
• Hvert teammedlem har en rolle i hver oppgave. (Det er ikke uvanlig at noen mennesker blir informert om de fleste oppgaver.)

Hvis du har mangeKonsultertogInformertroller på matrisen din, sørg for at du har en enkel og lett måte å holde dem informert på. Det kan være så enkelt som å sørge for at alle har tilgang til prosjektplanen din slik at de kan følge fremdriften underveis.Deling av en visningslink til prosjektet ditt i TeamGantter et flott alternativ for å samle inn folk utenfor organisasjonen din.

Eksempel på RACI-diagram

La oss se nærmere på hvordan du kan bruke RACI-modellen til praktisk bruk på et prosjekt.

Her er et eksempel på et RACI-diagram for et prosjekt som innebærer å levere et lysbildekort for en kommende presentasjon markedssjefen holder. I dette RACI-matriseeksemplet har vi tildelt RACI-roller til 7 nøkkelteammedlemmer.

‍

La oss zoome inn på RACI-rollene vi kartla forLag innholdoppgaveeksempel slik at du forstår hvorfor bak disse oppgavene.

Oppgave: Lag innhold

• Ansvarlig: Innholdsforfatteren er oppført somAnsvarligfor denne oppgaven, så det er de som aktivt vil jobbe med innholdsskaping.
• Ansvarlig: Redaksjonslederen er oppført somAnsvarligfor denne oppgaven fordi det er den som til syvende og sist står på banen for innholdskvalitet og nøyaktighet. Når innholdet er skrevet, er hun den som vil vurdere det for å sikre at det oppfyller selskapets redaksjonelle standarder.
• Konsultert: Markedssjefen er oppført somKonsultert. Siden markedssjefen er fa*gekspert for presentasjonen, kan skribenten gå til dem for innspill eller hjelp til å fylle ut innholdshull underveis.‍
• Informert: Designeren og CMO har begge blitt tildeltInformertrolle, men av forskjellige grunner. SidenDesign lysbilderoppgaven avhenger av denne, vi vil sørge for at forfatteren holder designeren informert om statusen for innholdsoppretting. CMO er oppført som informert ganske enkelt fordi de ønsker å holdes orientert om hvordan arbeidet skrider frem.

Hvordan lage en Excel RACI-matrise med mal

Mange bruker Excel til å lage et RACI-diagram for prosjektene sine. For å bygge en RACI-matrise i Excel, følg ganske enkelt disse 5 trinnene, og bruk eksemplene nedenfor som guide.

1. List opp prosjektoppgaver og leveranser i kolonne A
2. Legg til teammedlemmer eller prosjektroller på tvers av rad 1
3. Sett inn et nytt regneark for RACI-roller og definisjoner
4. Legg til en rullegardinliste med roller til RACI-matrisen
5. Tildel en RACI-verdi til alle på hver oppgave

Trinn 1: List opp prosjektoppgaver og leveranser i kolonne A

Lag først en liste over alt arbeidet som må gjøres for prosjektet ditt på venstre side av RACI-diagrammet. Skriv inn hver prosjektoppgave, milepæl eller beslu*tning i kolonne A i Excel-regnearket.

Grupper gjerne oppgaver etter prosjektfase som vi har gjort i RACI-diagrameksemplet nedenfor. På den måten er RACI-matrisen din enkel å skanne og lese.

Trinn 2: Legg til teammedlemmer eller prosjektroller på tvers av rad 1

Start med kolonne B, merk hver kolonneoverskrift med navnet på et teammedlem og/eller prosjektrolle.

Inkluder personene som skal utføre og vurdere arbeidet for prosjektet, samt eventuelle fa*geksperter eller interessenter du kan trenge å konsultere eller holde deg oppdatert underveis.

Trinn 3: Sett inn et nytt regneark for RACI-roller og definisjoner

KlikkSett inn>Sett inn arkfraHjembåndet øverst i Excel-arbeidsboken.

Gå til det nye regnearket ditt, og skriv opp hver bokstav i RACI-akronymet i kolonne A. Skriv deretter inn den tilsvarende rollen for hver bokstav i kolonne B og deres definisjoner i kolonne C, som vi har gjort i eksemplet nedenfor.

Dette regnearket gir en praktisk referanse i tilfelle du eller lagkameratene dine trenger en oppfriskning av RACI-roller og definisjoner. Vi vil også bruke den til å fylle ut en rullegardinliste på hovedregnearket ditt for å gjøre det enklere å tildele RACI-roller raskt.

Trinn 4: Legg til en rullegardinliste med roller til RACI-matrisen

Gå nå tilbake til hovedregnearket ditt, og klikk inn i den første åpne cellen i RACI-diagrammet.

Klikk på båndetData>Datavalideringfor å sette inn en rullegardinliste med RACI-roller.

PåInnstillingerfanen, velgListeunderTillateMeny.

Klikk deg inn påKildefeltet, uthev deretter dataområdet med RACI-alternativene fraRACI roller og definisjonerregneark du satte opp i trinn 3. Vi uthevet cellene A2-A5 i vårt eksempel.

Bekreft dinDatavalideringinnstillingene er riktige, og trykk deretterTast innfor å legge til rullegardinlisten til den valgte cellen.

Kopier og lim inn den cellen for å bruke rullegardinlisten til andre celler i RACI-matriseregnearket.

Trinn 5: Tildel en RACI-verdi til alle på hver oppgave

Du er endelig klar til å fylle ut RACI-diagrammet ditt!

Gå nedover listen over oppgaver på RACI-matrisen din, og tildel en rolle til hver person som vil være involvert i det prosjekttrinnet eller leveransen.

Last ned RACI mal for Excel

Vil du bygge et eget Excel RACI-diagram, men vil ikke starte fra bunnen av?Last ned denne tomme RACIchart-malen gratis!

Hvordan bygge et RACI-diagram online i TeamGantt

TeamGantt gjør kartlegging av oppgaveroller og ansvar enkelt ved å bygge et RACI-diagram rett inn i prosjektplanen din. Ikke bare sparer det deg for tid og papirarbeid, men det sikrer også at alle alltid har enkel tilgang til RACI-matrisen din online.

Slik gjør du detbruk TeamGantts RACI-funksjonfor ditt neste prosjekt.

Tildele RACI-roller og ansvar til TeamGantt-oppgaver

1. Åpne prosjektet ditt, og bytt tilBLI FORKJØLETfanen. Dette vil vise alle prosjektoppgavene dine i et listeformat (rader). På høyre side av diagrammet vil du se en kolonne for hver person som er invitert til prosjektet med celler for hver oppgave i prosjektet.
2. Klikk på cellen under hver person som må tildeles en rolle på en oppgave, og velg ett av RACI-alternativene fra rullegardinmenyen.

Vise RACI-kartoppdrag for prosjektet ditt

Det er 2 enkle måter å se RACI-oppgaver på i TeamGantt:

1. FraGanttfane:Hvis noen er tildelt en oppgave og har en RACI-rolle på den oppgaven, vil RACI-verdien vises i parentes ved siden av personens navn på gantt-diagrammet. Bare vær oppmerksom på at du ikke vil se RACI-oppdrag for personer som ikke har blitt tildelt en spesifikk oppgave iGanttutsikt.

2. FraBLI FORKJØLETfanen: For å få tilgang til prosjektets fullstendige RACI-diagram, bytt ganske enkelt tilBLI FORKJØLETfanen for det prosjektet. Du vil finne RACI-oppdrag for hver person som spiller en rolle – uansett om de er ansvarlige for å utføre arbeidet eller ikke.

Hold teamet ditt synkronisert med TeamGantt

Et RACI-diagram er et enkelt verktøy som gjør prosjekter enklere å administrere ved å skape mindre forvirring og mer ansvarlighet. Men du har mer enn roller og ansvar å holde orden på.

TeamGantt gjør det enkelt å bygge en prosjektplan hele teamet ditt kan bidra til og samarbeide om, med RACI-oppdrag innebygd. Og fordi alt skjer online, kan du holde deg oppdatert på tidsfrister og følge med på prosjektfremdriften i sanntid.

Prøv TeamGantt gratis i dag!