Comment rédiger une facture et ce qu'il faut inclure - Dropbox Sign (2024)

Êtes-vous indépendant ou propriétaire d’une petite entreprise? Si tel est le cas, vous devez savoir comment rédiger une facture. Une facture est l’un des documents les plus importants que vous ou votre entreprise créerez. Mais si vous débutez, il est difficile de savoir par où commencer pour en créer un.

Bien faite, votre facture peut servir à la fois de contrat de vente et de reçu. Une fois que vous êtes à l’aise pour en rédiger un, ils peuvent être un excellent outil pour rationaliser vos processus. Et peut être utilisé comme point de contact unique, pour faciliter les paiements avec les clients.

Nous avons donc rassemblé tout ce que vous devez savoir sur la façon de rédiger une facture numérique professionnelle afin que vous puissiez être payé le plus rapidement possible.

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Qu'est-ce qu'une facture et quand est-elle requise ?

Une facture est un document formel que vous envoyez à votre client après avoir acheté des biens ou des services chez vous. Les factures servent à la fois de moyen de demande de paiement et d’enregistrement de la vente effectuée. Les factures déclarent par écrit exactement ce qu'un client a acheté, la date à laquelle il l'a acheté et ce qu'il a payé.

Vous devrez rédiger une facture chaque fois que vous aurez besoin de percevoir un paiement auprès d'un client ou d'un client. Et plus tôt elle sera envoyée et renvoyée, plus tôt vous serez payé. Il est important de noter que les factures sont juridiquement contraignantes si les deux parties ont accepté la vente et que, de ce fait, elles sont des documents non négociables.

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Que faut-il inclure sur une facture

Rédiger une facture n’est pas compliqué. Une fois que vous avez appris la formule de base et que vous savez quoi inclure, c’est facile.

Voici ce qu'il faut inclure sur une facture :

• Votre nom ou le nom de votre entreprise
• Vos coordonnées
• Le nom et l’adresse de l’entreprise de votre client
• La date à laquelle les biens ou services ont été fournis
• La date de la facture
• Une ventilation des coûts indiquant les prix, les heures ou les quantités des biens et services livrés
• Un sous-total des coûts nets
• Toutes les réductions
• Toute taxe supplémentaire
• Le montant total dû
• La date d'échéance du paiement
• Le mode de paiement

Cela peut paraître beaucoup, mais ce sont toutes des informations de base que vous devriez pouvoir compiler assez rapidement. Voici à quoi ressemble une facture type :

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Comment structurer et formater votre facture

Maintenant que vous connaissez tous les éléments essentiels d’une facture, voici comment structurer et formater la vôtre de manière claire et professionnelle.

1. Incluez la marque dans l'en-tête

La marque de vos factures est un excellent moyen de mettre en valeur votre professionnalisme et de bâtir votre réputation. Un logo d'entreprise, des couleurs distinctes et des polices spéciales peuvent tous vous aider à vous démarquer et à accroître la familiarité avec votre marque.

Si vous êtes indépendant, vous n’avez peut-être pas de logo, votre image de marque peut donc se limiter à votre nom. Néanmoins, cela vaut la peine d’apporter votre propre touche personnelle à vos factures pour vous démarquer de vos concurrents et vous rendre mémorable.

2. Indiquez vos coordonnées et votre entreprise

Ensuite, vous devrez ajouter le nom de votre entreprise (ou personnel) et toutes les informations de contact pertinentes, comme l'adresse et le numéro de téléphone, en haut du document, afin que les destinataires sachent toujours exactement qui a envoyé la facture.

C’est également une bonne pratique de faire de même pour l’entreprise à laquelle vous envoyez la facture, afin qu’elle sache que la facture lui est destinée.

3. Ajoutez toutes les dates pertinentes

Les dates donnent le contexte de votre facture et fournissent un point de référence si vous devez rechercher des acomptes. Les dates clés que vous devez inclure sur toute facture sont :

• La date à laquelle vous avez envoyé la facture
• La date à laquelle vous avez rendu vos biens et services
• La date d'échéance du paiement
  

4. Inclure une ventilation des coûts et des totaux

Une ventilation des coûts permet à vos clients de comprendre exactement ce qu’ils paient. Pour ce faire, énumérez les biens ou services rendus, la quantité ou le temps, votre coût ou taux unitaire et la somme totale de ces biens ou services.

Ensuite, vous devrez calculer vos totaux. Ici, vous devrez inclure :

• Le total brut : le total de tous les biens et services avant toute taxe ou remise
• Toute taxe
• Toutes les réductions
• Le total net à payer, y compris les éventuelles taxes ou réductions
  

Soit précis. Une petite erreur peut s'avérer coûteuse, non seulement pour vos clients, mais également pour vos chances de renouveler votre activité. Vérifiez donc vos chiffres et vérifiez à nouveau.

5. Expliquez comment vous souhaitez être payé

Ici, décrivez la meilleure façon pour votre client de vous payer ce qui vous est dû. Décidez si les espèces, les cartes, les paiements bancaires directs, PayPal ou même les cryptomonnaies vous conviennent.

N'oubliez pas : indiquez toujours un délai pour la livraison du paiement, afin que votre client soit conscient de ses obligations.

6. Envoyez votre facture avec un email d'accompagnement

C'est une bonne pratique d'inclure un court e-mail d'accompagnement pour accompagner votre facture. Vous pouvez ensuite joindre votre facture au format PDF afin que les informations importantes ne puissent pas être modifiées ou manipulées par celui qui les reçoit.

Dans votre e-mail, écrivez une ligne d'objet claire avec le nom de votre entreprise et la « facture » incluse, afin qu'il n'y ait aucune confusion quant à l'origine de l'e-mail ou à son objectif. Ensuite, expliquez brièvement les services que vous avez fournis.

L’inconvénient de l’envoi de votre facture par e-mail est qu’il peut toujours être difficile de suivre sa progression : vous ne savez pas s’ils l’ont reçue, ouverte ou initié le paiement. Heureusem*nt, dans la section suivante, nous détaillons comment vous pouvez faciliter la création, l'envoi et le suivi des factures.

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Conseils de bonnes pratiques pour rédiger une facture

Autrefois, les factures étaient sur papier. Les factures physiques imprimées étaient souvent envoyées par courrier aux clients à la merci des prestataires postaux, sans moyen simple de les suivre. Aujourd'hui, presque toutes les factures sont envoyées par voie numérique, ce qui facilite grandement leur création, leur suivi et leur envoi.

Voici quelques conseils pour que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre processus de facturation.

Utiliser des modèles de facture

Les modèles de documents font que vous n'avez besoin de préparer et de formater vos factures qu'une seule fois, puis de les remplir et de les réutiliser en quelques secondes.

Il vous suffit de télécharger votre document, d'ajouter et d'enregistrer votre mise en forme, et le tour est joué. Désormais, chaque fois que vous devrez envoyer une facture, vous aurez déjà fait le gros du travail.

Livres fraisetFactureaccueildisposez d'excellents modèles de factures gratuits que vous pouvez utiliser dans Word, Google Sheets ou simplement au format PDF. Personnalisez-les simplement avec votre propre marque, puis ajoutez-les à vos flux de travail.

Gardez une trace de toutes vos factures en un seul endroit

Si vous ou votre entreprise envoyez un volume élevé de factures, les suivre peut être un cauchemar.

Nous vous recommandons d'utiliser un système de gestion de documents pour garder vos factures organisées et accessibles, afin que vous puissiez les stocker et les envoyer à partir d'un seul endroit centralisé.Boîte de dépôt,par exemple, synchronise automatiquement tous vos documents et les conserve en toute sécurité dans le cloud pour plus de sécurité.

Intégrez les factures dans vos workflows

Un excellent moyen de rationaliser votre cycle de vente consiste à relier votre contrat et votre processus de facturation. Par exemple, solution de facturation et de paiementConseilPayerAuparavant, nous avions besoin de plusieurs outils pour envoyer et signer des contrats, des documents et des factures.

Désormais, à l'aide de l'API Dropbox Sign, lorsqu'un utilisateur crée une facture dans AdvicePay, le système crée un contrat et y extrait automatiquement le montant de la facture et d'autres champs de données clés. Comme tout est parfaitement synchronisé, l’entreprise peut gérer les contrats50% plus rapide, ce qui permet une expérience utilisateur grandement améliorée à tous les niveaux.

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Rédigez des factures comme un pro

Vous disposez désormais de tout ce dont vous avez besoin pour créer une facture professionnelle à chaque fois. La facturation n'est qu'une partie d'un cycle de vente efficace. Pour améliorer pleinement votre processus, vous devez examiner l'ensemble de votre processus de vente.

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Créez votre propre facture gratuite

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